Tổ chức sự kiện hằng năm là hoạt động không còn quá xa lạ đối với các doanh nghiệp, công ty hiện nay. Có rất nhiều các yếu tố tạo nên sự thành công của một sự kiện. Trong đó về địa điểm tổ chức sự kiện chính là một trong những yếu tố quan trọng nhất.
Để tìm được một địa điểm thích hợp thì tốt nhất quý khách hãy nên đến và khảo sát thực tế. Nếu chỉ tìm hiểu thông tin trên mạng; quý khách rất khó nắm bắt hết về không gian, cách bài trí và các dịch vụ sự kiện ra sao. Một số địa điểm đã bị xuống cấp, dịch vụ không tốt hoặc không đáp ứng đầy đủ những gì doanh nghiệp cần. Đây là những lưu ý để quý khách có thể tìm hiểu kỹ càng trước khi quyết định để thuê địa điểm tổ chức sự kiện nào đó.
Tổ chức sự kiện chính là một trong những hình thức quảng bá hữu hiệu cho các hình ảnh, thương hiệu, sản phẩm, dịch vụ của một doanh nghiệp. Vì thế, tổ chức được thành công một sự kiện sẽ góp phần rất lớn vào thành công của một chiến dịch truyền thông. Muốn tổ chức sự kiện thành công bạn cần lưu ý các điều như thế nào? Hãy cùng Lâm Hoàng Media tham khảo trong bài viết dưới đây nhé!
Yếu tố về không gian của buổi sự kiện
Tổ chức sự kiện dù lớn hay nhỏ thì nó cũng có tầm ảnh hưởng nhất định lên với khách hàng mục tiêu cũng như với việc làm phim doanh nghiệp. Vấn đề nằm ở chỗ, nếu như không có sự chuẩn bị kỹ càng bạn có thể thất bại thê thảm trong chiến dịch của mình chỉ vì một vài sơ xuất nhỏ. Chính vì thế bạn cũng cần lưu ý các điều sau.
Vị trí địa lý
Địa điểm tổ chức cũng giống như bộ mặt của sự kiện; đồng thời là bộ mặt của doanh nghiệp. Vì thế doanh nghiệp cũng cần lưu ý về vị trí địa lý để cân nhắc về các địa điểm tổ chức.
- Địa điểm tổ chức sự kiện phải là nơi không được quá xa trung tâm của thành phố.
- Gần các bến xe buýt, sân bay…
- Có đường lớn, ngã tư dễ dàng để bắt taxi.
- Gần các trung tâm thương mại lớn để thu hút nhiều người.
- Nằm trên những con đường lớn, dễ thấy và dễ tìm kiếm.
- Không nên chọn địa điểm quá nhiều các con hẻm nhỏ.
- Có chỗ, bãi đổ xe rộng rãi .
- Ngoài ra cũng nên tìm hiểu về giao thông xung quanh địa điểm có hay bị tắc nghẽn không. Để tránh tổ chức sự kiện sát vào những giờ cao điểm.
Bố cục về không gian phù hợp với tính chất của sự kiện
Trước khi tiến hành việc khảo sát địa điểm, quý khách cần hiểu rõ tính chất buổi lễ của mình như thế nào; để có thể so sánh, đối chiếu hợp lý giữa địa điểm có phù hợp với kế hoạch của sự kiện hay không. Ví dụ như một buổi hội thảo du học thì sẽ không thể tổ chức ở trung tâm hội nghị tiệc cưới.
Ngoài ra thì cũng cần xem xét những đặc điểm bên trong và bên ngoài địa điểm tổ chức, để xem có thể kết hợp được với các ý tưởng dàn dựng ban đầu hay không.
- Phong cách về địa điểm, bố cục tổng thể.
- Màu sắc chủ đạo của địa điểm ra sao.
- Kiểm tra về chiều cao, chiều rộng của trần nhà, cổng ra vào có đúng với các bản thiết kế, trang trí không.
- Sức chứa tối đa của địa điểm theo các kiểu bàn ghế đã được định sẵn.
- Xem xét cách bố trí về sân khấu, khán đài với vị trí khán giả. Có các trụ cột có che khuất tầm nhìn của khách tham dự không?
Về mức độ an toàn của sự kiện
Để đảm bảo cho mọi tình huống xấu nhất sẽ xảy ra; doanh nghiệp cũng cần nên lường trước mức độ an toàn của địa điểm tổ chức như sau:
- Hệ thống báo cháy và công cụ phòng cháy chữa cháy.
- Công tác phòng cháy chữa cháy nên được thoả thuận rõ ràng giữa hai bên.
- Có các lối thoát hiểm riêng khi có sự cố, cách sơ tán người khi xảy ra hoả hoạn.
- Có các bệnh viện, đồn công an gần đó hay là không.
Yêu cầu về tiện nghi của địa điểm sự kiện
Cơ sở về vật chất sẽ đánh giá khách quan về địa điểm tổ chức sự kiện. Khi khảo sát địa điểm, doanh nghiệp cần yêu cầu về các tiện nghi cần thiết như là:
- Các thiết bị về âm thanh, ánh sáng cùng màn hình để làm phim giới thiệu cho sự kiện…
- Sân khấu, bàn ghế chắc chắn và không bị lung lay.
- Có các dụng cụ để trang trí cơ bản như hoa để bàn, nơ ghế…
- Nguồn điện có công suất đủ lớn cho suốt buổi lễ, và có dự trù về máy phát điện hay không
- Thiết bị dụng cụ, dịch vụ nào sẽ được cung cấp kèm miễn phí khi thuê địa điểm?
- Hệ thống máy chiếu, màn chiếu, giấy bút có đầy đủ hay không?
- Hệ thống internet, wifi có đủ mạnh cho tất cả mọi khách mời sử dụng hay không?
Giá cả trên thị trường hiện nay
Những kinh nghiệm khi lựa chọn địa điểm tổ chức sự kiện hiện nay luôn là rất cần thiết và thêm một điều nữa đó là chi phí về giá thành.
Trước khi quyết định để thuê địa điểm nào đó; quý khách cần nên tìm hiểu giá trung bình của các địa điểm. Sau đó lọc ra các địa điểm phù hợp với sự kiện và để đảm bảo giá cả hợp lý nhất. Khi xem xét giá cả, quý khách cần tìm hiểu về tất cả các chi phí đi kèm như:
- Chi phí để thuê địa điểm trong thời gian diễn ra sự kiện: theo ngày hoặc theo giờ. Nếu theo giờ thì có tính phí chuẩn bị sự kiện hay là không.
- Phí dịch vụ đi kèm, phí phục vụ khác như: gửi xe cộ, nhân viên phục vụ…
- Phí về hoa hồng.
- Phí về quản lý thông thường 5%.
- Thuế về VAT 10%.
- Chi phí có tăng giảm theo giờ cao điểm hay vào cuối tuần, ngày lễ hay không.
Lưu ý cần có sự phối hợp giữa các bộ phận làm chương trình sự kiện
Đây có lẽ chính là yếu tố quan trọng nhất ảnh hướng đến kết quả toàn cục của sự kiện. Bạn hãy thử tưởng tượng nếu các bộ phận tách rời nhau và không có ăn ý với nhau thì sự kiện sẽ không còn liên tục, đứt quãng gây ra thảm họa đối với những người xem.
Để một sự kiện được diễn ra thành công bạn cần chuẩn bị kỹ lưỡng mọi thứ từ thứ nhỏ nhặt nhất. Bạn hãy dành ra một khoảng thời gian để dự đoán về những sự cố xấu có thể xảy ra khi tổ chức một event nào đó. Ngoài việc tiên đoán trước được các rủi ro, thì bạn cũng nên đưa ra những phương án khắc phục những rủi ro đó để khi sự cố xảy ra sẽ khắc phục được nhanh hơn. Làm như vậy sẽ giúp cho bạn có khả năng kiểm soát tình hình được tốt hơn.
Hãy chuẩn bị đón nhận một sự kiện được tổ chức thành công bằng cách liên hệ ngay với Lâm Hoàng Media. Chúng tôi tự tin cam kết hoàn thành tốt nhiệm vụ được quý khách hàng tin yêu và trao gửi. Luôn sẵn sàng cùng đội ngũ nhân sự lên ý tưởng, thiết kế, chuẩn bị, xếp đặt và thi công tổ chức sự kiện lớn nhỏ cho quý khách hàng. Mỗi sự kiện đều được Lâm Hoàng Media tổ chức dựa trên ý tưởng sáng tạo, lao động cần cù, cống hiến miệt mài và hết mình vì đam mê.
Những câu hỏi thường gặp:
Yêu cầu về tiện nghi của địa điểm sự kiện hiện nay có cần thiết không?
Sự tiện nghi của địa điểm sự kiện hiện rất quan trọng đối với khách hàng hiện nay
Có cần thuê bãi gửi xe hay không?
Bãi gửi xe là điều rất cần thiết đối với buổi sự kiện, để cho các khách hàng có chỗ để xe thuận lợi nhất
Tổ chức sự kiện lớn hay nhỏ có khác nhau gì hay không?
Tổ chức sự kiện dù lớn hay nhỏ thì nó cũng sẽ có tầm ảnh hưởng nhất định lên đối với các khách hàng mục tiêu
Địa điểm tổ chức được xem như thế nào của sự kiện?
Địa điểm tổ chức được xem giống như bộ mặt của buổi sự kiện