Tổ chức sự kiện là một trong những hình thức nhằm để “đánh bóng” hữu hiệu cho các sản phẩm, dịch vụ và thương hiệu của một doanh nghiệp. Vì thế, để tổ chức thành công một sự kiện thành sẽ góp phần không nhỏ vào thành công của một chiến dịch về truyền thông. Vậy làm sao để tổ chức được một sự kiện thành công? Hãy cùng Lâm Hoàng Media tham khảo trong bài viết dưới đây nhé!
Việc tổ chức sự kiện là để làm gì
Thự tế cho thấy, sự kiện chỉ là một cái cớ để cho các doanh nghiệp có thể giao lưu, gặp gỡ và trao đổi với, khách hàng, các đối tác và các đơn vị về truyền thông. Sự kiện chính là cách thức để trao đổi thông tin hai chiều giúp tăng cường và mở rộng mối quan hệ của các doanh nghiệp. Do đó, chúng ta không thể chủ quan mà xem nhẹ các yếu tố ảnh hưởng đến thành công của một buổi sự kiện.
Một sự kiện thành công không chỉ cần đến một kế hoạch hoàn hảo, một địa điểm tốt mà những chi tiết nhỏ như là âm thanh, ánh sáng, … cũng có những ảnh hưởng quyết định đến sự thành công chung của buổi sự kiện.
Người tổ chức sự kiện không chỉ đơn giản chỉ là lên kế hoạch cho các chương trình, liện hệ với các đơn vị liên quan và còn cần phải liên hệ tất cả khách hàng, khách mời, chuẩn bị từ những thứ chi tiết nhỏ nhất,… để đảm bảo có thể tùy ứng trong mọi tình huống khi diễn ra buổi sự kiện.
>> Xem thêm: làm phim doanh nghiệp <<
Các bước để tổ chức sự kiện hiện nay
Có rất nhiều các loại sự kiện khác nhau, đối với từng sự kiện cụ thể lại có những vai trò và mục đích khác nhau trong chiến lược chung của các doanh nghiệp. Do đó, mà nó cũng có nhưng quy trình để thực hiện khác nhau. Tuy nhiên, dù thực hiện theo các quy trình nào thì mọi sự kiện đều cần phải thực hiện qua những bước cơ bản như sau:
– Tìm hiểu về các thương hiệu hoặc nhãn hiệu của chủ đầu tư tổ chức sự kiện:
Ở bước này thì người làm sự kiện phải có được những thông tin cơ bản về buổi sự kiện mình sẽ thực hiện như lý do tổ chức sự kiện, mục đích để thực hiện, thời gian, số lượng khách mời tham gia, đối tượng tham dự, …. từ đó sẽ xác định kế hoạch cho từng công việc cụ thể.
– Hình thành các ý tưởng và chủ đề cho buổi sự kiện:
Ý tưởng (Concept) chủ đạo của một sự kiện được xem như là linh hồn của Event đó vì thế nó cũng cực kỳ quan trọng. Và sau khi đã có Concept thì Chủ đề của Event đó chính là yếu tố quan trọng thứ 2, nếu như Concept được coi là “Linh hồn” thì Theme chính là “Diện mạo” của một buổi sự kiện.
Để có được ý tường và chủ đề hay cho sự kiện bạn cũng cần phải có sự hiểu biết nhất định về các đặc điểm của sản phẩm, thông điệp của sản phẩm, văn hóa và hành vi tiêu dùng của khách hàng và mục tiêu truyền thông của sự kiện đó.
– Viết về kế hoạch chi tiết cho sự kiện
Sau khi có được concept và Theme cho sự kiện thì bạn cần phải lên một kế hoạch chi tiết thực hiện sự kiện dựa trên những mục tiêu mà sự kiện đó hướng tới. Việc để lên kế hoạch sẽ giúp bạn biết được những phần việc và mốc thời gian thực hiện từng đầu việc cụ thể trong suốt các quá trình thực hiện sự kiện.
– Thuyết trình về kế hoạch tổ chức sự kiện
Sau khi đã có trong tay được bản kế hoạch cùng với các thiết kế và dự toán ngân sách cho việc tổ chức sự kiện thì điều tiếp theo chính là bạn phải bắt đầu cho bước Gặp gỡ chủ đầu tư để thuyết trình về các kế hoạch của mình.
– Tổ chức để triển khai sự kiện
Để triển khai tổ chức cho một kế hoạch, thì trước tiên đòi hỏi bạn cần phải có nguồn nhân sự thực hiện các phần việc. Vì thế, bạn cần huy động một team của mình để nhằm thực hiện và đôi khi bạn cũng cần phải thuê các đơn vị bên ngoài để hỗ trợ cgi bạn thực hiện một số phần việc trong sự kiện như làm phim giới thiệu cho sự kiện.
– Đánh giá, tổng kết và báo cáo về buổi sự kiện
Vài ngày sau khi sự kiện được hoàn tất là lúc bạn phải hoàn tất và gửi báo cáo tổng kết cho chủ đầu tư và có những đánh giá tổng kết cũng như để quyết toán với công ty.
Các yếu tố ảnh hưởng đến việc tổ chức sự kiện hiện nay
Những điều cần biết trước khi tổ chức sự kiện hiện nay hiện đang rất cần được chú ý bởi tính chất quan trọng của nó hiện nay rất cao.
Tổ chức sự kiện chính là một hoạt động dịch vụ chịu sự ảnh hưởng của nhiều yếu tố. Nếu xét trên các quan điểm marketing có thể chia những yếu tố ảnh hưởng đến sự kiện thành 2 nhóm chính đó là các yếu tố vĩ mô và các yếu tố về vi mô.
Các yếu tố về vĩ mô
Các yếu tố vĩ mô bao gồm những yếu tố hay là các lực lượng mang tính chất xã hội rộng lớn có tác động ảnh hưởng trực tiếp tới hoạt động tổ chức sự kiện như:
+ Môi trường về nhân khẩu học bao gồm các vấn đề về dân số như quy mô, mật độ, phân bố dân cư, tuổi tác, giới tính, tỷ lệ sinh, tỷ lệ chết, sắc tộc, về nghề nghiệp…
+ Môi trường kinh tế thể hiện ở tốc độ tăng trưởng kinh tế và các cơ cấu vùng từ đó tạo ra tính hấp dẫn về thị trường và sức mua của những người tiêu dùng.
+ Môi trường chính trị cũng chính là một trong các yếu tố ảnh hưởng mạnh mẽ đến quyết định tổ chức sự kiện của các chủ đầu tư và sự kiện.
Các yếu tố về vi mô
Nhóm yếu tố vi mô bao gồm những yếu tố liên quan chặt chẽ đến nhà tổ chức sự kiện và một số sự kiện cụ thể, nó sẽ gây ảnh hưởng trực tiếp đến quy trình tổ chức một sự kiện. Các yếu tố về vi mô đó bao gồm:
+ Các yếu tố bên trong doanh nghiệp tổ chức sự kiện như là nguồn nhân lực, cơ sở về vật chất, kinh nghiệm tổ chức sự kiện, các mối quan hệ của các doanh nghiệp,…
+ Các nhà cung ứng dịch vụ bổ trợ tổ chức sự kiện là các doanh nghiệp và các cá nhân đảm bảo về các yếu tố cần thiết cho nhà tổ chức có thể thực hiện triển khai được các sự kiện.
+ Khách hàng chính là đối tượng mà các doanh nghiệp tổ chức sự kiện hướng tới phục vụ để mang lại nguồn thu cho các nhà tổ chức sự kiện.
Ngoài những yếu tố trên thì việc tổ chức sự kiện còn phải chịu ảnh hưởng của rất nhiều yếu tố khác mà không khôn khổ bài viết chúng tôi không thể thống kê ra được chi tiết được.
Việc tổ chức sự kiện hiện nay và quay phim cho sự kiện tại Lâm Hoàng Media
Tổ chức sự kiện dù lớn hay nhỏ thì nó vẫn có thể gây ra được ấn tượng với khách hàng mục tiêu của các doanh nghiệp. Vấn đề nằm ở chỗ, nếu như không có sự chuẩn bị kỹ càng thì chắc chắn bạn có thể thất bại thê thảm trong chiến dịch của mình chỉ vì một vài sơ xuất nhỏ.
Công ty Lâm Hoàng Media là một trong những công ty đi đầu trong lĩnh vực về quay phim sự kiện – quay phim quảng cáo giới thiệu. Sở hữu nguồn nhân lực trẻ trung và năng động, sáng tạo, rất đam mê trong lĩnh vực quay phim – chụp hình – sự kiện – quảng cáo, được đào tạo bài bản trong các môi trường điện ảnh hàng đầu của Việt Nam.
Thấu hiểu được sự mong mỏi của quý doanh nghiệp (công ty) khi cần về ghi hình buổi ra giới thiệu sản phẩm, hội nghị , sự kiện, khai trương hay quay phim về TVC, Video viral maketting, và phim giới thiệu doanh nghiệp để giới thiệu những hình ảnh, những đoạn clip về công ty, xí nghiệp của mình đến với các khách hàng một cách hiệu quả nhất hiện nay, cùng với chi phí tiết kiệm nhất mà hình ảnh hay phim đều chất lượng và chuyên nghiệp nhất.
Các khung hình cơ bản khi quay phim sự kiện là như thế nào?
Xác định khung hình là một kỹ thuật quay phim sự kiện cần thiết của những người mới bắt đầu. Mỗi loại khung hình phù hợp với từng cảnh và các ý định của người quay. Bạn cũng cần sử dụng thành thạo các loại khung hình để kết hợp thành một clip sao cho hoàn chỉnh. Một số loại khung hình cơ bản hay dùng nhất là: viễn cảnh, toàn cảnh, trung cảnh, cận cảnh và đặc tả
Quay cận cảnh là quay như thế nào?
Bạn quay cận cảnh khi muốn thấy rõ khuôn mặt của một người hay về một vật nào đó. Cận cảnh rộng lấy từ ngực còn cận cảnh hẹp thì lấy từ cổ của một người. Quay cận cảnh thường thường được rất nhiều người áp dụng khi quay phỏng vấn một người tham gia sau khi sự kiện kết thúc
Quay đặc tả là quay như thế nào?
Là quay chi tiết về người hoặc một vật nào đó. Gần giống với cận cảnh nhưng khung hình thì gần hơn nữa, chú ý chi tiết vào một chi tiết nhất định như mắt, miệng, … nhằm để miêu tả sâu về đối tượng đó.
Các góc quay khi quay về phim sự kiện?
Góc quay thường ảnh hưởng rất nhiều đến chất lượng hình ảnh và trực tiếp ảnh hưởng đến sản phẩm clip của bạn. Một trong những kỹ thuật quay phim sự kiện bạn cần năm rõ là và sử dụng thành thạo đó chính là góc quay. Có 3 góc quay cơ bản là góc ngang, góc thấp và góc quay cao