Tổ chức sự kiện chính là cơ hội để quảng bá sản phẩm, tiếp cận được nhiều khách hàng và các đối tác giúp cho các doanh nghiệp phát triển hơn. Và để tổ chức sự kiện được thành công thì cần đòi hỏi nhiều yếu tố về thời gian, nhân sự và kinh nghiệm… Hãy cùng Lâm Hoàng Media tìm hiểu về tổ chức sự kiện một cách chi tiết nhất thông qua bài viết dưới đây nhé!
Sự kiện là gì và tổ chức sự kiện là gì hiện nay?
Sự kiện hay còn được gọi là event là một hoạt động diễn ra trong các lĩnh vực: văn hóa, chính trị, xã hội… Sự kiện chính là những hoạt động quy tụ về số lượng lớn người tham gia tại một địa điểm nhất định, thời gian nhất định và truyền đạt một thông điệp cụ thể tạo sự thu hút với các đối tượng tham gia.
Một số sự kiện quen thuộc trong cuộc sống như: World Cup, cuộc thi sắc đẹp, giải đấu trực tuyến trên các máy xèng (https://slotogate.com/pt/slot/gratis/) hội nghị khách hàng, hội thảo, triển lãm, hội chợ, họp báo ra mắt sản phẩm mới hay gần gũi trong đời sống như đám hỏi, sinh nhật…
Tổ chức sự kiện được hiểu đơn giản như là quá trình lên ý tưởng sự kiện, chuẩn bị hậu cần, tiến hành và giám sát về sự kiện trong một không gian và thời gian cụ thể. Mục đích của việc tổ chức sự kiện nhằm truyền đạt các thông điệp ý nghĩa đến với người tham dự sự kiện và xã hội.
Đồng thời, để nâng cao hình ảnh, định vị thương hiệu của các doanh nghiệp khi muốn mở rộng thị trường, tạo thiện cảm với các khách hàng. Chình vì vậy, Event được đánh giá như là một công cụ quảng bá thương hiệu hữu hiệu cho các doanh nghiệp.
Kịch bản tổ chức sự kiện hiện nay
Kịch bản để tổ chức sự kiện là một yếu tố quan trọng trong việc tổ chức sự kiện, muốn cho sự kiện thành công cần có kịch bản chi tiết: bao gồm những công việc gì? tiến hành thế nào? và nhân sự phụ trách?
Tổ chức sự kiện thành công để đóng vai trò quan trọng trong việc tiếp thị, truyền thông hình ảnh thương hiệu của doanh nghiệp. Để có được kịch bản tổ chức sự kiện cần xác định được những yếu tố sau:
- Loại hình sự kiện muốn tổ chức
- Mục đích, thông điệp tổ chức sự kiện
- Đối tượng khách mời tham gia sự kiện
- Địa điểm để tổ chức sự kiện ở đâu? Địa điểm tổ chức phải phù hợp loại hình và mục đích tổ chức sự kiện
- Thời gian tổ chức sự kiện
- Sự kiện sẽ được bắt đầu tiến hành như thế nào?
Thông thường thì kịch bản tổ chức sự kiện thường có 3 phần: Khai mạc, nội dung chính và bế mạc. Nhưng để đảm bảo về tính chuyên nghiệp và hấp dẫn cho sự kiện của doanh nghiệp mình hãy tham khảo mẫu kịch bản tổ chức sự kiện tổng quát của Lâm Hoàng Media dưới đây nhé:
| Thời lượng | Nội dung | Thực hiện |
| 30 phút | Đón khách và hướng dẫn khách đến khu vực check-in | PG/Lễ tân |
| 10 phút | Tiết mục Văn nghệ chào mừng | Ca sĩ, nhóm nhảy |
| 5 phút | Khai mạc, MC tuyên bố lý do và giới thiệu đại biểu | MC |
| 30 phút | Triển khai về nội dung chính của sự kiện | MC |
| 30 phút | Khách mời bắt đầu dùng tiệc | Phục vụ tiệc |
| 20 phút | Văn nghệ và các gameshow | Ca sĩ, nhóm nhảy /MC |
| 15 phút | Chụp ảnh lưu niệm và bế mạc kết thúc chương trình | MC |
Các loại hình tổ chức sự kiện cơ bản hiện nay
Có rất nhiều các loại hình tổ chức sự kiện hiện nay, dựa vào tính chất của sự kiện mà có thể chia ra thành các loại hình tổ chức sự kiện như sau:
- Sự kiện về doanh nghiệp: Lễ khởi công/ động thổ, lễ khánh thành,…
- Sự kiện về kỷ niệm: sự kiện kỷ niệm ngày thành lập, sự kiện sinh nhật, sự kiện họp mặt, tiệc tất niên, tiệc đón chào mừng năm mới…
- Sự kiện về giáo dục: Hội nghị, hội thảo, sự kiện về khai giảng, lễ tốt nghiệp,…
- Sự kiện về quảng bá, tiếp thị: sự kiện giới thiệu về sản phẩm, triển lãm, trưng bày, hội chợ, sự kiện khai trương, sự kiện thời trang, sự kiện và marketing,…
- Sự kiện về thể thao, giải trí: ngày hội thể thao, sự kiện âm nhạc, lễ trao giải, …
Ý nghĩa của tổ chức sự kiện hiện nay
Có thể nói rằng tổ chức sự kiện là một trong rất nhiều chiến dịch về truyền thông của công ty hay bất cứ một doanh nghiệp nào. Đây chính là một cơ hội để cho các doanh nghiệp có thể tiếp xúc cũng như giao lưu với khách hàng và đối tác; giúp gia tăng các mối quan hệ một cách nhanh chóng và hiệu quả.
Vậy nên so sánh với các kênh truyền thông khác thì đây cũng chính là phương pháp giúp cho các doanh nghiệp được phổ biến rộng rãi hơn rất nhiều.
Củng cố đồng thời phát triển về thương hiệu của doanh nghiệp
Có thể nói, vai trò đầu tiên của việc tổ chức sự kiện chính là để giúp cho công ty hoặc là doanh nghiệp có thể củng cố và phát triển thương hiệu của mình. Sự kiện được đánh giá như là một kênh rất quan trọng trong việc quảng bá sản phẩm cũng như dịch vụ của các doanh nghiệp trên một diện rộng.
Nó còn có khả năng tiếp xúc trực tiếp đối với nhiều đối tượng khách hàng khác nhau. Thông qua các quy mô của hội tổ chức sự kiện, doanh nghiệp hoàn toàn có thể giúp cho nhiều người cùng một lúc tiếp xúc với sản phẩm cũng như về các dịch vụ của doanh nghiệp và giúp gia tăng thương hiệu cũng như uy tín doanh nghiệp đó trên thị trường hiện nay.
Tạo được ấn tượng tốt đẹp với các khách hàng
Khi đến với bất cứ một buổi sự kiện nào khách hàng sẽ có dịp được trải nghiệm cũng như tiếp xúc trực tiếp đối với các sản phẩm và dịch vụ đến từ công ty đó.
So với việc chỉ xuất hiện ở trên truyền hình hay trên các báo mạng, các phương tiện thông tin đại chúng thì nay các khách hàng sẽ vừa: “mắt thấy, tai nghe, tay sờ” để cảm nhận về sản phẩm cũng như có nhận xét chính xác nhất về doanh nghiệp. Vậy nên tuyệt đối không nên bỏ lỡ qua cơ hội này để có thể ghi điểm tốt nhất trong mắt khách hàng.
Tìm kiếm được về các đối tượng khách hàng tiềm năng
Hiển nhiên rằng, sẽ có rất nhiều lượng khách hàng chưa hề được tiếp cận với sản phẩm hay là dịch vụ của doanh nghiệp bạn; vậy nên thông qua các sự kiện sẽ là một dịp vô cùng tuyệt vời để cho họ có thể có những trải nghiệm đối với sản phẩm.
Đây cũng chính là một cách để doanh nghiệp có thể có được những khách hàng tiềm năng đồng thời khách hàng có cơ hội sử dụng về những dịch vụ mới chất lượng.
Công ty tổ chức sự kiện Lâm Hoàng Media
Một công ty tổ chức sự kiện chuyên nghiệp, uy tín sẽ hiểu rõ được đầy đủ các bước làm, quá trình về thực hiện tổ chức sự kiện để tiến hành sự kiện thành công.
Tổ chức sự kiện chất lượng hiện nay đòi hỏi công ty đứng ra tổ chức phải rất dày dặn kinh nghiệm trong các lĩnh vực chuyên môn, đưa ra được các ý tưởng độc đáo tránh làm sự kiện nhàm chán, trùng lặp.
Đưa đến cho các khách hàng nhiều sự lựa chọn khác nhau, tối ưu hóa được ngân sách và nhân lực, thực hiện về các kế hoạch đúng tiến trình sẽ giúp doanh nghiệp tiết kiệm được thời gian và chi phí trong các quá trình tổ chức sự kiện. Dự báo được về những rủi ro có thể xảy ra và chuẩn bị các phương án dự phòng giúp sự kiện diễn ra suôn sẻ và thành công đúng với yêu cầu của các khách hàng.
Tùy thuộc vào nhu cầu và mục đích tổ chức, doanh nghiệp có thể chọn cho mình một công ty hỗ trợ tổ chức sự kiện phù hợp hiện nay.
Luôn luôn đổi mới, sáng tạo và khác biệt là những giá trị cốt lõi mà chúng tôi đem đến với quý khách hàng của mình. “Gửi trọn niềm tin” là những gì mà chúng tôi tổ chức cho các chương trình sự kiện, hội thảo, hội nghị, khai trương, lễ động thổ hay các buổi tiệc theo chủ đề, các chương trình ấn tượng, biểu diễn chuyên nghiệp, ấn tượng hiện nay.
Chúng tôi tự hào là một đội ngũ trẻ nhưng rất dày dặn kinh nghiệm, sáng tạo. Chúng tôi không chỉ đem lại cho khách hàng sản phẩm tốt nhất mà còn là về sản phẩm hiệu quả nhất.
Những câu hỏi thường gặp:
Có nên thuê về các đơn vị tổ chức sự kiện hay không?
Hiện nay nên thuê về các đơn vị để tổ chức sự kiện vì sẽ giúp cho bạn tích kiệm và hoàn thành tốt được buổi sự kiện của mình
Tổ chức sự kiện tiếng anh là gì hiện nay?
Tổ chức sự kiện có tên tiếng anh là: Event Organization
Nghề tổ chức sự kiện có khó không hiện nay?
Nghề sự kiện sẽ khó cho những ai không có lòng kiên trì học tập, dễ nản lòng và ngại khổ. Còn đối với những ai có trí học hành nghiêm túc, tham gia trải nghiệm thực tế và học hỏi về kinh nghiệm của những người đi trước một cách bài bản thì việc để trở thành một nhà tổ chức sự kiện chuyên nghiệp thì không hề khó chút nào.