Những điểm quan trọng khi tổ chức sự kiện hiện nay

Địa điểm để tổ chức sự kiện là phần quan trọng không thể lơ là trong việc tổ chức. Để chọn lựa được các địa điểm hợp lý, bạn phải cân nhắc thật kĩ các yếu tố về mức độ phù hợp của địa điểm đối với những sự kiện mà bạn sắp tổ chức.

Nếu như đây là lần đầu tiên bạn chạy sự kiện, hãy chọn một nhà tổ chức sự kiện uy tín để giảm bớt về rủi ro. Họ là người trong giới chuyên môn nên chắc chắn sẽ tìm ra được những phương án tốt nhất cho ngân sách của chính bạn.

Kế hoạch tổ chức sự kiện của các doanh nghiệp nhỏ: Cần phải làm gì đầu tiên.

Lựa chọn địa điểm tổ chức sự kiện dựa vào đúng mục đích

Điều đầu tiên để tạo nên thành công cho một sự kiện chính là về địa điểm phù hợp. Ví dụ như lễ vinh danh, hội thảo thường được tổ chức ở các trung tâm hội nghị; Những chương trình giao lưu, các ngày lễ thì sảnh trong nhà lẫn ngoài trời đều rất hợp lý. Chọn địa điểm tổ chức thích hợp chính là bước đầu tiên để gây ấn tượng cho khách tham dự.

Trước khi lựa chọn địa điểm để tổ chức bạn cũng phải hiểu được đối tượng khách mời cho các sự kiện lần này. Một sự kiện với các doanh nhân thành đạt, sang trọng thì bắt buộc cần phải tổ chức ở trung tâm hội nghị cao cấp. Nếu là sự kiện có nhiều đối tượng trẻ em thì nên ưu tiên không gian ngoài trời hoặc là khu vui chơi, giải trí để nhằm thu hút các bé.

Bên cạnh đó, không chỉ cần phải phù hợp với mục đích sự kiện, địa điểm tổ chức còn phải nằm ở một vị trí thuận tiện. Một địa điểm ở gần ngay trung tâm thành phố là lý tưởng nhất. Nếu không, các khu vực lân cận cũng phải là nơi giao thông thuận tiện. Đối với các sự kiện diễn ra dài ngày, bạn cũng nên cân nhắc chọn địa điểm có chỗ để lưu trú cho khách ở xa.

Làm phim giới thiệu Lâm Hoàng Media sẽ nêu ra một vài điểm cần lưu ý khi quý khách muốn tổ chức buổi sự kiện cho riêng mình hay cho doanh nghiệp.

Xem xét quy mô của sự kiện tổ chức

Nếu như số lượng khách mời dự kiến đông, bạn cần một không gian đủ lớn để đảm bảo cho chất lượng chương trình. Quy mô địa điểm phải cần được tính toán kĩ lưỡng để khu vực sự kiện không quá hẹp hoặc cũng không quá rộng lớn làm mất đi không gian ấm cúng cần có.

Tuy nhiên cũng cần lưu ý thêm, tuyệt đối chỉ nên chọn các địa điểm tổ chức rộng hơn hoặc bằng số lượng khách mời dự kiến dù có khả năng các vị khách sẽ không đến đông đủ. Đặc biệt với các sự kiện mở cửa tự do, bạn cũng cần nên xem xét chọn nơi tổ chức có nhiều phòng, sảnh để có các phương án dự phòng khi cần thiết.

Không gian địa điểm tổ chức cũng cần phải phù hợp với quy mô, tính chất của buổi sự kiện.

>> Xem thêm: làm phim doanh nghiệp <<

Xem xét dịch vụ, tiện ích đi kèm tại địa điểm và hợp đồng quy định riêng khi thuê địa điểm tổ chức sự kiện

Những điểm quan trọng khi tổ chức sự kiện hiện nay không thể thiếu được về việc chọn các loại địa điểm.

Bên cạnh các yếu tố về không gian phù hợp, một sự kiện thành công còn phụ thuộc vào các thiết bị kĩ thuật âm thanh, ánh sáng, Internet, màn hình LED, và sân khấu,…

Đặc biệt hơn, các tiệc ăn nhẹ (tea-break) giữa giờ là điểm cộng cho một sự kiện ấn tượng. Một địa điểm để có thể cung cấp đầy đủ dịch vụ từ không gian sảnh tương tác công nghệ số cho tới ẩm thực hội nghị phong phú chính là đơn vị tổ chức sự kiện chuyên nghiệp mà bạn đang tìm kiếm.

Có một điều chắc chắn là mỗi địa điểm tổ chức đều sẽ có quy định riêng khi cho thuê: giấy phép tổ chức, về việc chụp ảnh, quay phim, việc mang các loại thực phẩm từ bên ngoài vào (thay vì phải sử dụng thực phẩm bán ngay tại địa điểm), quy định về tiếng ồn hay về cách trang trí (không được dán, sơn lên tường hoặc thay đổi về vị trí đèn…), quy định về quảng cáo… Bạn nhất định cũng phải tìm hiểu rõ trước khi chọn để thuê địa điểm.

Một yếu tố cũng không thể bỏ qua khác chính là thời gian để set up chương trình. Khi chọn một địa điểm, chắc chắn ai cũng muốn có càng nhiều thời gian để set up càng tốt. Thông thường bạn sẽ có từ nửa ngày cho đến một ngày để làm công tác chuẩn bị. Tốt hơn hết là nên trao đổi kỹ càng với đơn vị cho thuê địa điểm tổ chức về thời gian set up, miễn phí hay tính phí, có quy định gì khác hay là không.
Dịch vụ quay phim sự kiện Lâm Hoàng Media

Quyết định về đối tượng mục tiêu của bạn trước khi làm bất cứ điều gì khác. Bước đầu tiên trước khi bạn làm bất cứ điều gì khác – cần phải xác định rõ về đối tượng khán giả mục tiêu của bạn là ai. Cách tiếp cận có cấu trúc này cũng sẽ giúp cho bạn được tập trung vào việc đạt được các mục tiêu cụ thể và không cho phép phạm vi quá rộng hoặc là loãng mục tiêu.

Lập danh sách chi tiết – tất cả mọi thứ bao gồm về ánh sáng và phương tiện giao thông công cộng, đến nội dung và đồ uống. Khi bạn quyết định để có một sự kiện, mọi thứ đều quan trọng. Từ nội dung chương trình và ánh sáng đến việc vận chuyển và đỗ xe – tất cả mọi thứ tính. Và khán giả của bạn sẽ gán lên cho bạn tất cả mọi thứ vào thương hiệu của bạn. Việc lập danh sách chi tiết sẽ đảm bảo bạn sẽ không bị bỏ sót mọi thứ.

Quay phim chụp ảnh giá rẻ cho sự kiện hiện nay

Trước khi bạn có thể bắt đầu lập kế hoạch về một sự kiện thành công, hãy rõ ràng về lý do tại sao bạn đang làm nó ngay từ đầu vì mọi quyết định sau đó sẽ giúp hỗ trợ mục tiêu của chính của bạn.

Nó là dẫn đầu thế hệ? Là nó để tạo ra về sự nhận thức về công ty của bạn hoặc về một sản phẩm cụ thể? Là để phát triển về lòng trung thành của khách hàng? Hoặc bạn chỉ đơn giản là muốn kiếm tiền (cũng ổn)? Và đảm bảo rằng nhóm nghiên cứu nhận thức được về mục đích, do đó bạn không có “phạm vi leo thang”.

Hiểu biết về những hạn chế của bạn, tất cả chúng ta đều biết mục tiêu chính là ném một sự kiện trực tiếp tuyệt vời. Để kết thúc, chúng ta cũng cần phải nhận thức được những gì chúng ta có thể hoặc không thể thực hiện được – cho dù là ngân sách … hay thời gian khôn ngoan.

Nếu như bạn quyết định tổ chức một sự kiện trực tiếp trong một tuần, hãy tự lên kế hoạch cho mình. Nếu như đó là một sự kiện lớn, chuẩn bị vài tháng trước. Nếu ngân sách nhỏ, bạn cũng có thể phải đối trọng với sự sáng tạo và rất nhiều công việc tự làm.

 

Những câu hỏi thường gặp:

Những địa điểm để tổ chức sự kiện cần phải làm sao?

Địa điểm để tổ chức sự kiện cần phải phù hợp với quy mô hiện nay

Yếu tố quan trọng khi làm sự kiện không thể bỏ qua đó chính là gì?

Một yếu tố cũng không thể bỏ qua khi muốn làm sự kiện đó chính là thời gian để set up cho chương trình

Nếu ngân sách nhỏ thì tôi phải làm như thế nào cho sự kiện của mình?

Nếu như bạn có ngân sách nhỏ, bạn cũng có thể sẽ phải đối trọng với sự sáng tạo và rất nhiều công việc tự làm

Tiệc ăn nhẹ có quan trọng trong sự kiện hay không?

Các bữa tiệc ăn nhẹ (tea-break) giữa giờ chính là điểm cộng cho một sự kiện gây ấn tượng

Trả lời

Email của bạn sẽ không được hiển thị công khai. Các trường bắt buộc được đánh dấu *